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Vorteile der E-Mail-Archivierung
E-Mail-Archivierung bietet neben rechtlicher Sicherheit zahlreiche weitere technische und wirtschaftliche Vorteile.
Rechtliche Vorteile
Gesetzliche Anforderungen erfüllen
Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen zwingen Unternehmen, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dies kann in der Praxis nur durch den Einsatz einer Archivierungslösung realisiert werden. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.
Wirtschaftliche Vorteile
Vollständiger Schutz vor Datenverlusten
E-Mails können durch technische Fehler wie defekte PST-Dateien verloren gehen oder von Anwendern absichtlich oder unabsichtlich gelöscht werden. Oft löschen Anwender, sobald diese aus dem Unternehmen ausscheiden, das gesamte Postfach. Mit Hilfe von MailStore Server können solche Risiken vollständig ausgeschlossen werden.
Unabhängigkeit und Sicherheit
In vielen Unternehmen werden E-Mails nicht lokal unter eigener Kontrolle, sondern auf externeren Servern im Internet gespeichert. Dies setzt Vertrauen in die technischen Sicherungsmechanismen und in die Beständigkeit der Betreiber voraus. Die Archivierung dieser Daten bildet eine einfache Sicherungsmaßnahme.
IT-Kosten reduzieren
Überlastete Server, steigende Storage-Kosten sowie aufwändige Backup- und Restore-Prozesse belasten die IT und deren Budgets. MailStore Server reduziert diese Kosten nachhaltig. Zudem werden finanzielle Risiken abgefangen, die aus Datenverlusten oder rechtlichen Konflikten entstehen können.
Schnelle Suche für alle Anwender steigert die Produktivität
E-Mails sind eine wichtige und enorm umfangreiche Wissensressource. MailStore Server ermöglicht allen Anwendern einen extrem schnellen und komfortablen Zugriff auf ihre E-Mails und steigert so die Produktivität im Unternehmen.
Technische Vorteile
E-Mail-Server entlasten
E-Mails können nach der Archivierung regelbasiert
aus den Postfächern des E-Mail-Servers gelöscht
werden. Auf diese Weise wird die Last auf dem
Server auf einem gleichbleibend niedrigen Niveau
gehalten. Methoden wie die Auslagerung von EMails
in PST-Dateien werden überflüssig.
Kontrolle über PST-Dateien
PST-Dateien sind fehleranfällig, nur schwer zu
sichern und aufwändig zu verwalten. Die
Archivierung der PST-Dateien mit MailStore Server
löst diese Probleme auf einfache Weise.
One-Click-Restore für alle Anwender
Anwender können E-Mails mit nur einem Mausklick
aus dem Archiv heraus wiederherstellen. Die
aufwändige Wiederherstellung von
Datensicherungen durch den Administrator entfällt
Völlig.
Abschaffung von Postfachbegrenzungen
Postfachbegrenzungen als Instrument zur
Begrenzung des Speicherverbrauchs eines E-Mail-
Servers werden durch die E-Mail-Archivierung
vollständig überflüssig gemacht. Anwender werden
nicht weiter gezwungen, ständig „weniger
wichtige“ E-Mails zeitaufwändig zu löschen oder
auszulagern.
Backup und Wiederherstellung des E-Mail-
Servers vereinfachen
Durch die Reduzierung der Datenlast auf dem
E-Mail-Server kann dieser wesentlich einfacher
bzw. schneller gesichert und im Schadensfall auch
schneller wiederhergestellt werden.
Reduzierung des Speicherbedarfs
MailStore Server wurde für die sichere und
e=ziente Verwaltung sehr großer Datenvolumen
konzipiert und reduziert den Speicherbedarf zudem
über Single-Instance-Technologie und
Komprimierung.
Verteilte E-Mails zusammenführen
Oft verteilen sich E-Mails über verschiedene E-Mail-
Server, Anwender-Rechner oder externe Service
Provider. Mit Hilfe von MailStore Server können alle
E-Mails im Unternehmen zentral gesichert und
durchsucht werden.
Durchgehende Verfügbarkeit aller E-Mails im
Schadensfall
Der kritische Aspekt beim Backup von E-Mail-
Servern ist die Zeit, die für die Wiederherstellung
der Daten im Schadensfall benötigt wird. In dieser
Ausfallzeit, oft Stunden oder Tage, stehen dem
Unternehmen und den Mitarbeitern
geschäftskritische Informationen nicht zur
Verfügung. Bei einem Ausfall des E-Mail-Servers
oder beim Datenverlust bleiben alle E-Mails für alle
Anwender im Unternehmen über das E-Mail-Archiv
zugreifbar. Geschäftsaktivitäten können ohne
Unterbrechung fortgeführt werden.